Neretai girdime: „Siunčiu jums mūsų pasirašytą ir nuskenuotą sutartį, išsispausdinkit, pasirašykit ir atsiųskite mums skenuotą dokumentą el. paštu, o originalus išsiųsime jums registruotu laišku arba pasirašysime susitikimo metu“. Dažnas mūsų tai darome kone kasdien. Ar susimąstome, kiek tai suryja laiko?
Jei sutartis daug lapų, jau pats pasirašymas vargina. O ką daryti, jei neturime spausdintuvo ar kopijavimo įrenginio? Negana to, išsiuntus pasirašytus dokumentus registruotu laišku vėliau reikės pasirūpinti, kad originalą pasirašytų kita pusė. Deja, neretai dokumentas pasimeta ir lieka nepasirašytas.
Ar galima tai padaryti paprasčiau ir greičiau? Nerijus Jankauskas, UAB BSS IT vadovas tikina: „Tikrai galima. Seno įpročio spausdinti ir skenuoti reikėtų atsisakyti, – juk gerokai paprasčiau pasirašyti el. parašu. Kvalifikuotu el. parašu pasirašytas dokumentas yra prilyginamas popieriniam dokumentui su ranka pasirašytu parašu“.
Šiuolaikinė įmonė – be popieriaus
BSS IT jau 5 metai gyvena visiškai be popieriaus. Tiesa, apskaitos kabinete vis dar laikomi segtuvai su ankstesnių metų dokumentais, tačiau naujais jie nepasipildo. Dažnai šie segtuvai įmonėse sugrupuoti panašiai: pirkimo ir pardavimo sąskaitos, sutartys, darbų pridavimo aktai, įmonės vidaus valdymo, personalo dokumentai. N. Jankauskas džiaugiasi, kad šiandien nei vieno dokumento įmonės viduje nepasirašo ant popieriaus.
Personalo dokumentų tvarkymas kitaip
Dažnoje įmonėje didelę dalį dokumentų sudaro personalo dokumentai. Pasirašoma darbo sutartis ir aibė lydinčių dokumentų, pvz., konfidencialumo sutartis, darbo tvarkos ir įmonės taisyklės, asmens duomenų apsaugos taisyklės, darbo sauga. Visus šiuos dokumentus galima pasirašyti elektronine forma.
BSS IT siūlo pasinaudoti jų kuriamais įrankiais, kurie ne tik leidžia atsisakyti popierinių dokumentų, bet ir darbinamam žmogui savitarnos portale pateikti savo kontaktinius duomenis, banko sąskaitas bei įvairius prašymus. Suvedus duomenis apie asmenį personalo valdymo programa sugeneruoja reikalingus dokumentus bei išsiunčia juos darbuotojui susipažinti ir pasirašyti el. būdu.
Supažindinimas su naujomis tvarkomis elektronine forma panašus į sekundes trunkančio el. laiško išsiuntimą visiems įmonės darbuotojams. BSS IT rekomenduoja tokius dokumentus pasirašyti Pažangiuoju elektroniniu parašu, kaip tai numato Europos Sąjungos reglamentas eIDAS ir elektroninių dokumentų valdymo taisyklės. BSS IT sukurtame savitarnos portale darbuotojai gali pasirašyti įvairius dokumentus, pvz., atostogų, komandiruočių, „mamadienių“ ar „tėvadienų“ prašymus, kad susipažino su taisyklėmis ir t. t.
Atostogų prašymas BSS IT kompanijoje buvo pirmasis dokumentas, kuris iš popierinio virto elektroniniu. Be to, darbuotojai, prisijungę prie savitarnos, mato savo sukauptų atostogų dienų likutį. Spausdinti prašymo nereikia, tik persiųsti tiesioginiam vadovui tvirtinti. Vadovas visus atostogaujančius matys grafine forma, o tabelio pildyti nereikės, nes duomenys į jį bus perkelti automatiškai.
„BPO House“ patirtis
BSS IT sukurta sistema jau antrus metus sėkmingai naudojasi apskaitos paslaugų UAB „BPO House“. Kaip sako šios organizacijos plėtros vadovas Giedrius Mickaitis, įmonė visada orientuojasi į priemonės ir procesus, kurie suteikia vertę klientui ir efektyvintų darbą.
„Kaip atskirą paslaugą mūsų įmonė teikia personalo dokumentų administravimo paslaugą, kuri apima visų rūšių personalo dokumentų, pvz., darbo sutarčių, įsakymų, įvairių prašymų ir pan. ruošimą, reikalingų pakeitimų administravimą ir t. t., – sako įmonės vadovas. – Ši mūsų paslauga yra išsigelbėjimas įmonių personalo vadovams, nes mes atliekame visą „juodą“ darbą, o personalo vadovas gali užsiimti minkštaisiais darbais, skirti daugiau laiko darbuotojų klausimams, gerinti komunikaciją įmonės viduje ir pan.“
Jis akcentuoja, kad, administruojant didesnių įmonių dokumentus, ypač svarbi IT sistema, nes ji taupo ne tik klientų, bet ir „BPO House“ laiką. „Norime būti šiuolaikiški ir klientams siūlyti novatoriškus bei patogius sprendimus, pvz., galimybę teikti, pildyti ar tvirtinti prašymus kompiuteriu ar mobiliuoju telefonu. Kadangi „BPO House“ personalo dokumentų administravimo paslaugą teikia jau daugiau kaip 15 m., tai, sujungus įmonės patirtį su technologijomis, užtikrinama ne tik patogi paslauga, aiškus procesas, bet ir taupomos lėšos“, – pasakoja G. Mickaitis.
Anot jo, „perimdami kliento personalo dokumentų tvarkymą beveik visada randame popierinį „ūkį“, ir dažnai – labai apleistą“. Personalo dokumentacijos auditas yra pirmasis darbas, kurį atlieka „BPO House“, ir dažnai įstatymų leidžiamose ribose galima sumažinti naudojamos dokumentacijos kiekį, o atsiradus asmens duomenų apsaugą reglamentuojantiems aktams – tai netgi būtina daryti.
Dokumentai apskaitos srityje
Labai patogu el. dokumentais naudotis ir tvarkant apskaitą. Įstatymas reikalauja turėti pasirašytus apskaitos registrus už finansinius metus. Spausdinti registrai gali netilpti ir į keletą storų segtuvų. Pasirašyti ant popierinio dokumento ne tik nepatogu, bet be reikalo eikvojame tiek popierių, tiek patį spausdintuvą. Pasirašyti galima gerokai paprasčiau, jei naudojamės kvalifikuotu el. parašu.
Tam tikrus dokumentus ne tik patogu pasirašyti el. forma bet ir privalu saugoti el. forma. PVM įstatymo 78 straipsnis sako, kad „Apmokestinamieji asmenys privalo saugoti dokumentus tokios formos (rašytinės ar elektroninės), kokios jie buvo išsiųsti ar pateikti…“. Vadinasi, elektroninė PVM sąskaita faktūra turi būti saugoma el. forma.
BSS IT vadovas sako, kad visus dokumentus patogiau apskaityti ir pasirašyti el. forma: avanso apyskaitos, kelionės lapai, turto nurašymo protokolai, darbo užmokesčio žiniaraščiai, akcininkų ar valdybos protokolai, veiklos įsakymai.
Vis dažniau kompanijos apskaitai vesti samdo profesionalus – apskaitos įmones. „Per trejetą metų darbo neteko apskaitininkams nuvežti nei vieno popierinio dokumento“, – džiaugiasi BSS IT vadovas.
BSS IT vadovui pritaria ir G. Mickaitis: „Darbą pagreitina ir padaro „be popierių“ BSS dokumentų valdymo sistema – operatyviai gauname patvirtintus dokumentus iš atsakingų asmenų, kad ir kur jie bebūtų, todėl galime pateikti aktualias verslo ataskaitas organizacijų vadovams ir akcininkams. Be to, nereikia saugoti dokumentų „popieriniu“ pavidalu. Visa tai mums ir klientui mažina sąnaudas.“
Nuo ko pradėti atsisakyti popieriaus?
„Išsirinkite jums tinkamiausią įrankį el. dokumentams valdyti – yra ganėtinai daug dokumentų valdymo programų. O BSS IT siūlo ne tik dokumentų valdymo programą, bet ir apskaitos, personalo valdymo, darbo užmokesčio ir kitus modulius kaip vieną sistemą. BSS IT kuriami apskaitos, personalo ir darbo užmokesčio moduliai išsiskiria tuo, kad vadovaujamasi įmonės filosofija nenaudoti popierinių dokumentų“, – akcentuoja N. Jankauskas.
IT sistemų naudojimas spartina įmonės procesus, užtikrina jų operatyvumą ir tikslumą, o visa tai mažina sąnaudas. Tai ypač aktualu, kai analitikai vis garsiau ir garsiau kalba apie artėjantį nuosmukį. „Įmonių vadovai visada turėtų galvoti, kaip „lengvinti“ organizaciją, mažinti sąnaudas bei racionaliau išnaudoti organizacijos resursus“, – sako N. Jankauskas, BSS IT vadovas.
